Digitalisering, informatie (data) en ICT-voorzieningen zijn onmisbaar voor het goed functioneren van de organisatie. Steeds meer processen worden gedigitaliseerd en de gemeente is steeds meer (24/7) digitaal in contact met haar burgers, bedrijven en gerelateerde instanties of organisaties. Data en informatie zijn strategische sturingsmiddelen geworden. Het belang van goed functionerende en veilige informatiesystemen en ICT-infrastructuur is cruciaal voor onze dienstverlening en bedrijfsvoering. Het college van burgemeester en wethouders en de raadsklankbordgroep ICT worden frequent op de hoogte gehouden over de uitvoering, de voortgang en resultaten van projecten en de ontwikkelingen naar de toekomst toe.
Informatiebeveiliging en privacy
De gemeente moet voldoen aan de eisen die worden gesteld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG). Om dit te realiseren zijn investeringen en blijvende aandacht (bewustzijn) nodig. In de afgelopen jaren zijn diverse projecten gerealiseerd die ervoor hebben gezorgd dat wij nu op een bovengemiddeld niveau voldoen aan de wetgeving. Om dit te continueren zorgen we voor periodieke veiligheidsupdates, zijn we alert op nieuwe bedreigingen, nemen we adequate maatregelen en laten we onze medewerkers bewust omgaan met onze systemen en gegevens.
Systeem- en applicatielandschap
Een groot aantal (besturings)systemen, databases en applicaties van de gemeente Ede is al lange tijd in gebruik en werkt niet altijd volgens de laatste versie of conform ons beleid van N=1 (voorlaatste versie). Daarnaast zijn voor bepaalde functies meerdere (soortgelijke) applicaties in gebruik. In 2018 is onder andere gestart met het upgrade van alle systemen naar de meest recente Microsoft Windows Server versie, met upgrade van Oracle databases. De invoering van digitaal zaakgericht werken met een centraal zaaksysteem wordt eind 2018 in productie gebracht met daarin een groot aantal zaaktypen en werkprocessen. Daarnaast zijn de Edese website (ede.nl) en het intranet (Binnenstebuiten) gerealiseerd. De ingezette beweging van ‘het huis op orde’ is nog niet afgerond en wordt in 2019 doorgezet.
Toenemende complexiteit
Ontwikkelingen die bijdragen aan de vragen vanuit de maatschappij en verbetering van onze dienstverlening zoals de Omgevingswet, samenwerking, ketensturing, Internet of Things, Smart Cities, datagedreven sturing en nieuwe landelijke voorzieningen hebben direct invloed op informatie- en ICT-voorzieningen. Daar waar mogelijk zijn we volgend omwille van beschikbare capaciteit en middelen. We wegen af waar we voordelen kunnen behalen en waar we invloed kunnen hebben op ontwikkelingen. De beschikbare data worden meer en meer gebruikt om te komen tot beter inzicht in de effecten van onze dienstverlening en de besturing van onze organisatie. We maken goede stappen om te komen van rapportages naar dashboards/monitors naar business intelligence en data science. De toenemende verschuiving van systemen in eigen beheer naar systemen in de Cloud maakt het meer complex. Uitbesteding wordt als mogelijkheid afgewogen. Dit vereist gedegen overzicht, inzicht en vooruitzicht op alle veranderingen en hoe deze goed te implementeren en te regisseren. De actualisering van de Enterprise Architectuur is hierdoor een continu proces. De komende jaren ontwikkelen we ons naar een meer regieorganisatie in het beheer van informatiesystemen en ICT-infrastructuur.
Kosten versus baten
ICT kan niet langer worden gezien als een kostenpost. Elke activiteit maakt dankbaar gebruik van ICT-voorzieningen om te komen tot de gewenste dienstverlening, samenwerking, duidelijkheid, snelheid en kwaliteit. Digitalisering is niet meer uit de maatschappij weg te denken. Informatisering zorgt voor inzicht en transparantie en automatisering leidt tot efficiency. Door onder andere meer participatie, inclusie, samenwerking, vastlegging, wet- en regelgeving neemt de omvang van informatiesystemen, infrastructuur, opslag en gebruik daarvan enkel maar toe. Daarmee ook de kosten. Dit is lange tijd niet voldoende onder de aandacht gebracht. Sturing op de Total Cost of Ownerschip (TCO) bij verandering of vernieuwing vraagt om structureel extra middelen. Aanscherping van beleid en kaders brengt dit op orde.